必読ビジネスマナー「メールの添付ファイルはとにかく軽くするべし」

ビジネス

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今日はビジネスシーンで気をつけるべき電子メールの添付ファイルに関するマナーについてまとめてみました。

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絶対に気をつけたいメールの添付ファイルのマナー

1.添付ファイルは基本的に1MB以内に抑えること

想像してみてください。自分の部屋にデカい郵送物をたくさん置かれたら、とても不快ですよね。メールも同じことです。一般的には1MB以内です。相手次第ですが、限界は5MBまでだと思います。

2.容量が5MBを超える場合、まずは相手に送信方法を確認すること

重いデータ=重要な仕事の情報である可能性は高いです。そんな大事なデータを「勝手な判断でフリーサービスを使って送付する」ということは絶対にやめましょう。まずは相手に送信方法を確認することが先です。

3.重いデータの送信手段

5MBを超えるデータについて送信先の相手から許可をもらったら、下記のようなサービスを使うことになるかと思います。
 ・Firestorageなどのストレージサービスを使う
 ・SkyDriveなどのファイル共有サービスを使う
 ・USBメモリやSDカードを郵送(滅多にないです。)

データがどうしても重い時は添付ファイルそのものを軽くしよう

業務でよく送信するデータは下記の通り。これらは少しの工夫でファイルの容量を軽くできます。

画像ファイルはできるかぎり軽くする

 ▼写真などの画像
 ・縦幅と横幅のサイズを必要最小限にする
  (とくに一眼レフで撮影したものは大きいサイズになっているので小さくする)
 ・画像圧縮ソフトを使用する
  -Caesium ←複数の画像ファイルをドラッグ&ドロップで一気にお手軽圧縮できる良質ソフト。
 ・画像はすべて一つのフォルダにまとめて圧縮して送る
  -zipにして送るってことです。
  -Lhaplus ←とても有名な圧縮・解凍ソフト。

 ▼Microsoftのpowerpoint(パワポ)データ
 ・画像を使う時はドラッグ&ドロップでなく、挿入タブの画像から読み込む
 ・画像を必要なサイズにしたら、いったんペイントに貼りつけ→もう一回パワポに貼りつけ。
  (だいたい、パワポのデータ重さは画像が原因です。)

 ▼MicrosoftのExcel(エクセル)データ
 ・不要なシートは削除する。
 ・画像はパワポと同じ。
 ・数値データが多い時は間引きする。
 ・グラフを示す時は必要最低限にする。

まとめ

最もやってはいけないことは「なにも考えずにデータを作ること」です。
できるだけ相手側がもらって嬉しい形式でデータを送るようにしましょう。

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キヨタツ

キヨタツ

WEBを中心に、色々な制作をする個人事業主です。過去、エンジニア&webディレクターで会社勤めをしていました。効率良い仕事が大好きです。ショートカット・マクロなどの業務短縮や、タスク・スケジュールのスムーズな進行管理などに気を遣っています。そして、飲み会は最重要業務です。性格は、自虐好きです。