会社が、マイナンバー制度について知っておかなくてはいけない知識まとめ

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会社がマイナンバーについて、絶対に知っておかなくてはならない基本知識

平成28年1月から、民間企業はマイナンバー制度を導入しなくてはならない

民間企業は、源泉徴収票や雇用保険関係の手続き書類において、必ずマイナンバーの記載を求められます。逆らうと法律違反になりますので十分に注意しましょう。また、健康保険・厚生年金保険関係は、29年1月提出分から導入対象となるようです。

「雇用保険」=平成28年1月提出分から導入
 ▼個人番号を以下様式に追加
  >雇用保険被保険者資格取得届
  >雇用保険被保険者資格喪失届 など
 ▼法人番号を以下様式に追加
  >雇用保険適用事業所設置届 など

「健康保険・厚生年金保険」=平成29年1月提出分から導入
 ▼個人番号を以下様式に追加
  >健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
  >健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
  >健康保険被扶養者(異動)届 など
 ▼法人番号を以下様式に追加
  >新規適用届 など

マイナンバーは、だれのものをどのように集めるの?

基本的に、会社がお金を支払う個人相手に対しては、マイナンバーをすべて把握しなくてはいけません。

▼マイナンバーを取得する相手一覧
・従業員(扶養家族含む)
・アルバイト、パート
・取引のある個人事業主 など

今後、マイナンバーを伴わない人件費の支払は、認められなくなります。確定申告時、税務署に指摘されるので注意しましょう。確定申告については、平成28年度分(29年に申告)から、申告書にマイナンバーを記載することが義務づけられています。

会社の責任は重大! 会社はマイナンバーを管理し、情報漏洩させてはならないことまで、法律で義務づけられている

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もちろん会社は従業員などのマイナンバーを外部へ漏えいしてはいけません。もし不当な目的で、マイナンバーを盗んだり、引き渡したりすると、3年以下の懲役、または150万円以下の罰金が求められるようです。またマイナンバーの漏えいに関する罰則で、最も重いのは、4年以下の懲役または200万円以下の罰金ということです。「個人番号利用事務、個人番号関係事務などに従事する者や従事していた者」が、「正当な理由なく、業務で取り扱う個人の秘密が記録された特定個人情報ファイルを提供」した場合に適用されるそうですので、注意が必要です。

会社がマイナンバーの取扱について、具体的に果たさなくてはいけないセキュリティとは

主に、電子データと紙データの2種類になると思います。管理方法は以下の通りです。

マイナンバーを電子データで取り扱う場合、ウイルスバスターなどの導入はもちろんのこと、その媒体をセキュリティワイヤーで固定する

ほとんどの会社がパソコンで管理するかと思います。その場合、ウイルスバスターの導入はもちろん、セキュリティワイヤーでの物理的な固定まで、セキュリティ義務として求められます。ご参考までに、おすすめのウイルスバスターとセキュリティワイヤーを下記に紹介しますので、まだ導入されていない方は参考にしてみてください。


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マイナンバーを紙などのデータで取り扱う場合、その書類などを施錠できるキャビネット・書庫で保管すること

そこらへんの机の上に放置、などは許されません。きちんと施錠のされたラックで保存する必要があります。まだ金庫などを用意していない会社は、きちんと準備するようにしましょう。


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プライバシーマーク制度を取得していれば、ほぼOK!

通称、Pマーク。会社が取り扱うデータが一定水準以上のセキュリティ環境にあることを保障するもの。本資格を取得しているような会社であれば、そのまま引き続きマイナンバーを管理していけば大丈夫だと思います。まだPマークを取得していない新鋭の会社は、この機会にぜひ取得してみてはいかがでしょう。他社との取引などにおける信頼にもつながり、一石二鳥です。

プライバシーマーク制度の公式サイトはこちら

もしもマイナンバーを流出させてしまったら、大事故です!

つい最近では、ベネッセや年金機構などで、情報流出が問題になったかと思います。そのレベル以上で世間で騒がれることになりますので、マイナンバーの管理は、本当に気をつけるようにしましょう。話題性バツグンなので、最初に流出させた会社は、あらゆるメディアにものすごく叩かれることでしょう。芸能人ならともかく、法人の炎上商法はよくないことです。

じつは法人が取得できるマイナンバー(法人番号)も存在する

平成27年10月から、株式会社や有限会社といった設立の登記をすると、法人などに13桁の番号が通知されています。こちらの法人番号はマイナンバーのように厳重に管理する必要はなく、自由に使用することができます。

法人番号を使うと、インターネット上に公表される情報(名称、所在地、法人番号)が随時更新され、データダウンロ―ドが可能となりますので、法人番号をキーにして、法人の名称や所在地の確認が容易になります。確かに、前株とか、後株だったり、同じ名前の会社があったりもするので、法人番号で区別されていると、とても分かりやすいですよね。

まとめ

いかがでしたでしょうか。もしも小さな会社を経営して、まだマイナンバーを把握していないような人は、本当に危険なので、急いで勉強するようにしましょう!

従業員が知っておくべきマイナンバーの記事はこちら

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キヨタツ

キヨタツ

WEBを中心に、色々な制作をする個人事業主です。過去、エンジニア&webディレクターで会社勤めをしていました。効率良い仕事が大好きです。ショートカット・マクロなどの業務短縮や、タスク・スケジュールのスムーズな進行管理などに気を遣っています。そして、飲み会は最重要業務です。性格は、自虐好きです。