データファイルに「最終版」とか命名するヤツは無能説・・・!

ビジネス

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今回の記事は、半分ほど体験談の記事です・・・。

かつて自分が新入社員だった頃、センパイに叱責されたことの一つが、ファイルに『最終版』とか命名するやつは無能・・・!」ということでした。

データファイルに「最終版」とか命名するヤツは無能説・・・!

「最終版」とは?

たとえば、2017年5月1日に発表があって、そのためのパワポ資料を作っていたとします。

▼データ名
doc_for_20170501.pptx

で、資料が完成したところで、

▼データ名
doc_for_20170501_完成版.pptx

など命名してしまい、これがさらに最終確認も終わって、

▼データ名
doc_for_20170501_最終版.pptx

というように命名したとすると、「最終版」というデータファイルが生まれます。

最終版という名前のデータファイルは危険!

じつは、最終版という命名の仕方は、かなり危険です。

なぜ危険なのか分からない方は、バージョン管理の意識がうすいのかもしれません。

たとえば、下記を見てください。

doc_for_20170501.pptx
doc_for_20170501_完成版.pptx
doc_for_20170501_最終版.pptx

先ほどの経緯を知っていれば、たしかに「最終版」が最後のバージョンだということは分かります。

しかし、これが期間を経たり、第三者が見比べた時、必ず戸惑います。

「・・・完成版と最終版ってどっちが最新のバージョンなの・・・?」

最終版という名前は、まったくもって公用語ではない

学生論文あるあるなのですが、ゼミや研究室などで、センパイの卒業データなどを見ていると、こういうデータの並びを見ることもあります。

鈴木_卒論_最終版.docx
鈴木_卒論_最終確認版.docx
鈴木_卒論_教授確認終了版.docx
鈴木_卒論_最終確認終了版.docx

・・・いかがでしょう。

どれが最新のデータなのか、パッと見では、さっぱり分かりません。

エクスプローラーやファインダーで、データの更新日時を見れば分かるのでは?と思っても、じつはデータを移動させていたり、どこかのタイミングで開いていたりして、本当にそのデータを最後にいじった時間が更新日時になっているか、曖昧だったりします。

そうなると、データの中身を見てみて、見比べてみる・・・?という風になりますが、もう、その時点で膨大な工数のムダが生じます。

さらに最悪なのは、そこで最新のデータでないものを修正・編集してしまって、あとあとになって、やり直しが発覚してしまい、データがこんがらがっちゃうことです。

このように過去のバージョンに戻らないといけなくなってしまったような状況は、通称、「先祖返り」というように表現したりします。

だいたい、働いている人の過半数以上が、「先祖返り」を忌み嫌っています。「先祖返り」をすると、職場の人にかなり嫌われるので、要注意ってくらい、重要なことです。

とまあ、以上のように、「最終版」という表現はまったくもって公用語でなく、正確性に欠けてしまい、先祖返りの危険性も生んでしまいますので、ビジネスの場面では使わないように気をつける必要があります。

センパイに怒られた体験談

自分も、そんな感じで、一度社内用のデータファイルの名前を「最終版」にしたことがあります。

・・・まあ、これはもう本当にめちゃくちゃ怒られて、「無能」と繰り返し言われました・・・。

理系でエンジニアともなれば、バージョン管理は必須で知っておかないといけないし、ナレッジマネジメントの意識も持っておくのが普通だからです。

正しい命名方法は?

では、いったい、どのようにデータファイルのバージョン管理をすれば良いのか。

カンタンにですが箇条書きにすると、下記の感じです。

<ソースコードの管理方法>
・Gitなどのバージョン管理ツールを導入

<Officeソフトなどのローカルドキュメントの管理方法>
・ファイル名の最後に最終更新の日付など入力して手動でバージョン管理する
・googleドキュメントに保存して自動的にバージョン管理させる手段もあり
(ただし、googleドキュメント環境による機能制限は受けてしまう)

大事なことは、とにかく「最新版を確実に残す」というところが重要です。

自分がよくやる方法を紹介すると、下記の感じです。

<カンタンにバージョン管理する方法>

フォルダ「発表用資料」
-ファイル「発表用資料_ver170530.pptx」
-フォルダ「backup」
--ファイル「発表用資料_ver170501.pptx」
--ファイル「発表用資料_ver170510.pptx」
--ファイル「発表用資料_ver170515.pptx」
--ファイル「発表用資料_ver170518.pptx」

上記の場合、最新版を常にトップディレクトリに保存しておき、過去のバージョンになったものは、すべて「backup」というフォルダに保存するようにしています。

ソースコード・ドキュメント問わず、さくっと最新版管理したい時に、ちょっと便利です。(見るひとからすれば、微妙・ぬるい、といわれると思いますが・・・。)

まあ、ツールに頼るのが一番といえば一番です。

まとめ

データファイルを管理するには、バージョンの意識がとても大事です。まちがっても「最終版」という、主観に満ち満ちた表現方法を使わないように気をつけましょう!

社内ルールがあれば、その方法に従うのが一番です!

最後に一言

無能_最終版.exe

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yoshi

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WEB制作をやっているYoshiと申します。PVは月間10万程度。効率良い仕事が大好きです。ショートカット・マクロなどの業務短縮や、タスク・スケジュールのスムーズな進行管理などに気を遣っています。